İş akışı ve onay sistemi
İş akışı ve onay sistemi: talepleri kurala bağlı ve izlenebilir yürütün
E-posta ve tablo üzerinden yürüyen onayları; kim, neyi, hangi sırayla onaylayacak sorusunu kurala bağlayan, her adımı kaydeden bir sisteme taşıyoruz. Satın alma, masraf, izin ve operasyon taleplerini tek bir akışta yönetin.
Buradaki akış ve roller, yöntemi göstermek için hazırlanmış temsili örneklerdir. Sisteminiz kendi onay kurallarınıza göre kurulur; hazır bir ürün satışı veya sonuç garantisi değildir.
Belirtiler
Onay e-postayla yürüyünce ne olur?
Talep kayboluyor
Onay zinciri e-posta ve mesajlara dağılınca talebin hangi aşamada olduğu, kimde beklediği görünmez olur.
Kim onayladı belirsiz
Sonradan "bunu kim onayladı?" sorusunun cevabı yoktur; karar geçmişi dağınık yazışmalarda kalır.
Yetki sınırı uygulanmıyor
Belirli tutarın üstü farklı bir onaya gitmeli; bu kural insana bağlı kaldığında atlanır.
Onaylayan izinde
Onaylaması gereken kişi yoksa talep bekler; vekâlet tanımlı olmadığında süreç tıkanır.
Modelleme
Onay akışını nasıl modelliyoruz?
- 1
Talep türleri
Hangi talep türlerinin (satın alma, masraf, izin, içerik vb.) sisteme gireceğini ve her birinin alanlarını belirleriz.
- 2
Durumlar ve geçişler
Taslak, onay bekliyor, onaylandı, reddedildi, geri gönderildi gibi durumlar ve aralarındaki izinli geçişler tanımlanır.
- 3
Roller ve yetki sınırı
Kimin hangi tutar/kapsamda onay verebileceği, hangi adımın birden çok onay gerektirdiği kurala bağlanır.
- 4
Vekâlet ve devir
Onaylayan yoksa vekilin devreye girmesi, vekâletin süresi ve biterken yetkinin geri dönmesi tanımlanır.
- 5
Bildirim ve kayıt
Her adımda ilgili kişiye bildirim gider; kim, ne zaman, hangi gerekçeyle ne yaptığı değiştirilemez biçimde kaydedilir.
Örnek
Temsili durum–geçiş tablosu
| Durum | İzinli işlem | Sonraki durum |
|---|---|---|
| Taslak | Gönder | Onay bekliyor (1. onay) |
| Onay bekliyor | Onayla / Reddet / Geri gönder | Sonraki onay / Reddedildi / Taslak |
| Geri gönderildi | Düzelt ve gönder | Onay bekliyor |
| Onaylandı (yetki sınırı aşıldı) | Üst onaya ilet | Onay bekliyor (2. onay) |
| Onaylandı (son) | Operasyona aktar | Kapandı |
Kapsam
Dahil olanlar ve sınırlar
Hizmetin temel kapsamı
- Talep türleri ve form alanlarının tasarımı
- Durum–geçiş modeli ve izinli işlemler
- Rol, yetki sınırı ve çok adımlı onay
- Vekâlet, ret ve geri gönderme akışları
- Değiştirilemez işlem geçmişi ve bekleyen iş listesi
- Bildirimler (e-posta/uygulama içi)
İhtiyaca göre ayrıca planlananlar
- Muhasebe/ERP tarafında mali kayıt (entegrasyonla ayrı planlanır)
- Elektronik imza entegrasyonu (gerekirse ayrı kapsam)
- Satış teklif/sipariş akışı (ayrı hizmet)
- Mevzuat/denetim uygunluk beyanı
Satış tarafındaki teklif ve sipariş onayları için teklif ve sipariş yönetim sistemi, sistemler arası veri akışı için CRM entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Onay sistemi hakkında sorulanlar
Bu bir CRM mi?
Hayır. CRM satış ve müşteri ilişkisine odaklanır; buradaki sistem kurum içi onay görevlerine (satın alma, masraf, izin, operasyon) odaklanır. İkisi birbirine entegre edilebilir ama aynı şey değildir.
Mevcut tablolarımızdan veri aktarabilir misiniz?
Çoğunlukla evet. Mevcut talep ve onay verilerinizin yapısını inceleyip aktarılabilir olanları belirleriz. Aktarımın kapsamı ve doğrulaması ayrıca planlanır; veri taşıma ihtiyacı büyükse bunu ayrı bir kalem olarak ele alırız.
Onay kuralları ileride değişirse?
Akış, kuralların değişebileceği varsayımıyla kurulur. Tutar sınırı, adım sayısı veya rol gibi parametrelerin yönetilebilir olması hedeflenir; kapsamın ne kadarının kod değişikliği gerektirmeden ayarlanabileceğini birlikte belirleriz.
İlgili sayfalar
Birlikte değerlendirebileceğiniz sayfalar
- Teklif ve Sipariş Yönetim SistemiTeklif ve sipariş yönetim sistemi: teklif revizyonu, fiyat onayı, siparişe dönüşüm ve operasyon takibini işletmenizin satış akışına göre geliştiriyoruz.İnceleyin
- CRM EntegrasyonuCRM entegrasyonu: web formları, kişi ve talep kayıtları, kaynak bilgisi, atama ve satış aşamalarını eşleyin. Mükerrer kayıt ve aktarım hatalarını yönetiyoruz.İnceleyin
- Müşteri Portalı GeliştirmeMüşteri portalı geliştirme: kurum ve kullanıcı yetkileri, belge paylaşımı, talep takibi ve yönetim ekranlarını müşterilerinizin ihtiyaçlarına göre tasarlıyoruz.İnceleyin
Onay akışınızı birlikte modelleyelim
Hangi taleplerin, hangi rollerce, hangi sırayla onaylandığını konuşalım; kurala bağlı ve izlenebilir bir akış tasarlayalım.