Web Tasarım Ajansı Nasıl Seçilir? Portfolyodan Sözleşmeye Karar Verenler İçin Kontrol Listesi

Ajansları karşılaştırmadan önce ne aldığınızı tanımlamanız gerekir. “Yeni bir web sitesi” cümlesi; beş sayfalık bir tanıtım sitesini, çok dilli bir kurumsal platformu, reklam trafiği için hazırlanmış bir kampanya sayfasını veya ERP ile konuşan bir sipariş portalını aynı anda anlatabilir. Bu projelerin her biri farklı uzmanlık, farklı süre ve farklı bütçe ister.

Kısa bir brief yeterlidir: sitenin iş hedefi, hedef kitle, gereken sayfa türleri, dil sayısı, içerikleri kimin hazırlayacağı, bağlanması gereken sistemler, mevcut bir site varsa onun durumu ve beklenen yayın tarihi. Brief’i her ajansa aynı biçimde gönderdiğinizde gelen teklifler aynı soruya verilmiş cevaplara dönüşür ve karşılaştırma anlam kazanır.

Portfolyo, ajansın ne yapabildiğini gösteren en somut kanıttır; ama yalnız ekran görüntülerine bakarak değerlendirilmemelidir. Mümkün olan her işi canlı olarak açın. Siteyi telefonda gezin, birkaç iç sayfaya geçin, formu bulun, sayfaların ne kadar hızlı açıldığına ve metinlerin okunabilir olup olmadığına bakın. Sunum görselinde kusursuz görünen bir tasarım, gerçek içerik ve gerçek cihazda farklı davranabilir.

Her proje için ajansın rolünü sorun. Tasarımı mı yaptılar, yalnız kodlamayı mı, yoksa stratejiden yayına bütün süreci mi yürüttüler? Proje ne zaman teslim edildi ve sitenin bugünkü hâli hâlâ onların işi mi? Uzun süre önce teslim edilmiş ve başka ekiplerce değiştirilmiş bir site, ajansın bugünkü kalitesini temsil etmeyebilir.

Sizin projenize benzer kapsamda iş arayın. Görsel olarak etkileyici kampanya sayfaları üreten bir ekip, çok dilli ve entegrasyonlu bir kurumsal platform için aynı ölçüde deneyimli olmayabilir. Tersi de geçerlidir. Logo duvarı ve müşteri sayısı tek başına kanıt değildir; mümkünse bir referansla kısa bir görüşme isteyin ve projede neyin iyi, neyin zor gittiğini sorun.

• Canlı kontrol: Portfolyodaki siteler açılıyor mu, mobilde düzgün çalışıyor mu, formlar ve iletişim bilgileri güncel mi?
• Rol netliği: Ajansın projedeki payı tasarım, geliştirme, içerik ve yayın aşamalarında ayrı ayrı açıklanabiliyor mu?
• Benzerlik: Sektör aynı olmak zorunda değil; ama kapsam, ölçek ve teknik gereksinim sizinkine yakın mı?
• Referans: İzin verilen bir müşteriyle konuşma imkânı veya yazılı bir proje anlatımı sunuluyor mu?

Satış görüşmesini yapan kişi ile projeyi yürütecek ekip çoğu zaman farklıdır. Projenizde kimin hangi rolde çalışacağını, tek bir muhatabınız olup olmayacağını ve bu kişinin teknik soruları cevaplayıp cevaplayamayacağını öğrenin. Proje yönetimi, arayüz tasarımı, geliştirme, içerik ve teknik SEO aynı kişide toplanabilir; önemli olan bu rollerin kimde olduğunun açık olmasıdır.

İşin bir kısmının dış ekiplere verilmesi tek başına sorun değildir. Ancak hangi parçanın kimde olduğu, kalite kontrolünü kimin yaptığı ve sorun çıktığında sorumluluğun kimde kaldığı sözleşmede belirsizse, proje ilerledikçe iletişim yavaşlar. Bu nedenle “ekibiniz kim?” sorusu, “bu projede kim çalışacak?” biçiminde sorulmalıdır.

İyi bir ajans, sürecini yalnız aşama adlarıyla değil, her aşamanın çıktısı ve sizin onayınızla anlatabilir. Keşif görüşmesinden sonra elinize ne geçecek? Tasarım onayı hangi ekranlar üzerinden yapılacak? Test ortamı olacak mı? İçerik girişi kimde? Yayın günü neler kontrol edilecek? Bu soruların cevabı ne kadar somutsa, projenin ortasında sürpriz yaşama ihtimali o kadar azalır.

1. Keşif ve kapsam: İş hedefi, sayfa listesi, içerik sorumluluğu ve entegrasyonlar yazılı hâle gelir.
2. Bilgi mimarisi: Sayfa hiyerarşisi, URL yapısı ve içerik türleri tasarımdan önce belirlenir.
3. Tasarım ve onay: Temel sayfa şablonları masaüstü ve mobil için sunulur; revizyon sınırı bellidir.
4. Geliştirme ve test ortamı: Site, yayından önce sizin de gezebileceğiniz bir test adresinde incelenir.
5. İçerik girişi ve kontrol: Metin, görsel ve form yönlendirmeleri gerçek içerikle doğrulanır.
6. Yayın ve devir: Alan adı, yönlendirmeler, ölçüm etiketleri ve arama motoru ayarları kontrol edilir; kullanım eğitimi verilir.

Bazı kararlar yayından sonra değiştirilebilir; bazıları ise sitenin altyapısına gömülüdür ve sonradan düzeltmek neredeyse yeniden yapmak anlamına gelir. İçerik yönetim sistemi, sayfa hızı, temel arama motoru gereksinimleri, erişilebilirlik ve ölçümleme bu ikinci gruptadır. Ajansa her biri için ne yaptığını ve bunu nasıl doğruladığını sorun.

“SEO uyumlu” ifadesi tek başına bir şey anlatmaz. Teknik SEO temeli; sayfaların taranabilir olması, doğru başlık ve açıklama alanları, temiz URL yapısı, site haritası, yönlendirme yönetimi ve yapılandırılmış veri gibi altyapı işlerini kapsar. Anahtar kelime araştırması, içerik üretimi ve düzenli optimizasyon ise ayrı ve süreklilik isteyen bir hizmettir. Teklifte hangisinin dahil olduğu açıkça yazmalıdır.

Ajans seçiminde en sık atlanan, ama ilişki bittiğinde en çok sorun çıkaran konu sahipliktir. Alan adı ajansın hesabına kayıtlıysa, analitik hesaplarına yalnız ajans erişebiliyorsa veya kaynak kod teslim edilmiyorsa, ajans değiştirmek istediğinizde siteyi taşımak zorlaşır. Bu konuların proje başında, iyi niyetle ve yazılı olarak netleşmesi iki taraf için de sağlıklıdır.

Her projede her varlığın müşteriye devri aynı biçimde olmayabilir; örneğin ajansın kendi geliştirdiği ve birçok müşteride kullandığı bir altyapının lisans modeli farklı olabilir. Burada önemli olan, neyin size ait olduğunun, neyin lisansla kullanıldığının ve ayrılık durumunda neyin teslim edileceğinin açıkça yazılmasıdır.

Sözleşme, görüşmelerde konuşulanların ortak hafızasıdır. Teklif metninde geçen “kurumsal web sitesi” ifadesi; sayfa sayısı, dil sayısı, içerik sorumluluğu ve entegrasyonlarla birlikte tanımlanmadığında iki tarafın aklındaki proje farklılaşır. Kapsam ne kadar somut yazılırsa revizyon tartışmaları o kadar azalır.

• Kapsam: Sayfa ve şablon listesi, dil sayısı, modüller, entegrasyonlar ve kapsam dışı işler.
• İçerik sorumluluğu: Metin, görsel ve çeviriyi kimin hazırlayıp kimin sisteme gireceği.
• Revizyon ve onay: Tasarım ve geliştirme aşamalarında kaç tur revizyon yapılacağı ve onayın nasıl verileceği.
• Takvim: Aşama tarihleri ve gecikme durumunda takvimin nasıl güncelleneceği.
• Kabul ölçütü: Projenin hangi kontroller tamamlandığında teslim edilmiş sayılacağı.
• Ödeme planı: Ödemelerin hangi aşama çıktılarıyla ilişkilendirildiği.
• Sahiplik ve lisans: Alan adı, kaynak kod, tasarım dosyaları ve üçüncü taraf lisansların durumu.
• Kişisel veriler: Formlardan toplanan verilerin nerede tutulduğu ve aydınlatma metinlerinin kimin sorumluluğunda olduğu.
• Yayın sonrası: Garanti süresi, destek kanalı, bakım kapsamı ve ücretli işlerin nasıl talep edileceği.

Bir web sitesi yayına alındığında bitmez; güvenlik güncellemeleri, yedekler, küçük içerik değişiklikleri, kırılan bir form veya sona eren bir lisans zamanla gündeme gelir. Ajansa yayından sonra neyin ücretsiz garanti kapsamında olduğunu, neyin bakım anlaşmasına girdiğini ve neyin ayrıca fiyatlandırılacağını sorun.

Destek talebinin hangi kanaldan iletileceği ve ne kadar sürede yanıtlanacağı da önemlidir. “Her zaman ulaşabilirsiniz” yerine yazılı bir destek kanalı ve öncelik tanımı, acil bir sorunda zaman kazandırır. Bakım anlaşması yapmayacaksanız, sitenin kendi ekibiniz veya başka bir ekip tarafından sürdürülebilmesi için gerekli dokümantasyonu talep edin.

Aynı brief’e verilen teklifler arasında büyük fiyat farkları görmek olağandır. Bu farkın bir kısmı ekip yapısı ve deneyimden, büyük kısmı ise kapsamın farklı yorumlanmasından gelir. Biri hazır bir temayı uyarlamayı, diğeri özel tasarım ve geliştirmeyi teklif ediyor olabilir; biri içerik girişini dahil ederken diğeri sizin yapacağınızı varsayabilir.

Teklifleri yan yana koymadan önce aynı kalemlere dökün ve her teklif için kalemin “dahil”, “hariç” veya “belirsiz” olduğunu işaretleyin. “Belirsiz” kalan her satır, ajansa yazılı olarak sorulacak bir sorudur. Fiyat karşılaştırması ancak kapsam eşitlendikten sonra anlam kazanır. Her kalemin teklifte nasıl yazılması gerektiğini kurumsal web sitesi teklifinde neler olmalı rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.

• Sıralama garantisi: Hiçbir ajans Google’da belirli bir sırayı garanti edemez; Google da bunu açıkça belirtir.
• Belirsiz kapsam: Teklifte yalnız “kurumsal web sitesi” yazıyor, sayfa, dil ve entegrasyonlar tanımlı değil.
• Sahiplik sessizliği: Alan adı, kaynak kod ve hesapların kime ait olacağı sorulduğunda net cevap gelmiyor.
• Doğrulanamayan kanıt: Portfolyodaki işler açılmıyor, ajansın rolü açıklanamıyor veya referansla görüşme imkânı yok.
• Test ortamı yok: Site yayına girmeden önce gerçek içerikle incelenemiyor.
• Yayın sonrası belirsiz: Garanti, bakım ve destek kanalı yazılı değil.
• Aşırı hızlı vaat: Kapsam konuşulmadan teslim süresi veriliyor.

Aşağıdaki sorular, ajans görüşmelerinde aynı sırayla sorulduğunda cevapları karşılaştırmayı kolaylaştırır. Cevabın kendisi kadar, ne kadar somut ve örnekle verildiğine de dikkat edin.

1. Bizim projemize en çok benzeyen işiniz hangisi ve o projede rolünüz neydi?
2. Projemizde kim çalışacak ve günlük muhatabımız kim olacak?
3. Keşiften yayına hangi aşamalar var ve her aşamada bize ne teslim ediliyor?
4. Tasarım onayı nasıl ilerliyor, kaç tur revizyon var?
5. Site yayından önce test ortamında incelenebilecek mi?
6. İçerikleri kim hazırlıyor ve kim sisteme giriyor?
7. Yönetim panelinde hangi alanları kendimiz güncelleyebileceğiz?
8. Teknik SEO temeli ve ölçümleme kapsamda mı, nasıl doğrulanıyor?
9. Mevcut sitemiz varsa eski adreslerin yönlendirmesini kim planlıyor?
10. Alan adı, barındırma, kaynak kod ve hesaplar kimin adına olacak?
11. Yayından sonra garanti, bakım ve destek nasıl işliyor?
12. Ayrılmak istersek siteyi taşımak için neler teslim edilir?

Doğru ajans, en çok şey vaat eden değil; ihtiyacınızı anlayan, kapsamı yazılı hâle getiren, işi kimin yapacağını açıkça söyleyen ve proje bittiğinde sizi bağımlı bırakmayan ekiptir. Brief’inizi netleştirin, portfolyoyu canlı olarak inceleyin, teklifleri aynı satırlarda karşılaştırın ve sahiplik ile yayın sonrası konularını sözleşmeye taşıyın.

Next Medya’da web tasarım projelerini nasıl ele aldığımızı, hangi kapsamları sunduğumuzu ve sürecimizi web tasarım ve web sitesi geliştirme sayfamızda inceleyebilirsiniz. Bu rehberdeki soruları bize de sormanızı öneririz.