Doküman yönetimi
Doküman yönetim sistemi: doğru belgenin doğru kişide olması
Belgeleri klasörlerde ve e-postalarda aramak yerine; sürümü, erişimi, onayı ve kimin ne zaman eriştiğini tek yerde yöneten bir sistem kuruyoruz. Herkes güncel ve yetkisi olan belgeyle çalışır.
Mevzuat uyumu, resmî saklama zorunluluğu veya elektronik imza sertifikasyonu varsaymıyoruz. Bu ihtiyaçlar varsa kapsamı ve sorumluluğu ayrıca netleştiririz.
Belirtiler
Belgeler klasörde dağılınca ne olur?
Hangi sürüm güncel belli değil
"sozlesme_son_v3_gercek_final" gibi dosyalar çoğalır; kimse hangisinin geçerli olduğundan emin olamaz.
Yetki kontrolsüz
Bir belgeye kimin erişebileceği klasör paylaşımına kalır; işten ayrılan kişinin erişimi açık kalabilir.
Onay izlenmiyor
Bir belgenin onaylanıp onaylanmadığı ve kim tarafından onaylandığı dosyanın içinde kaybolur.
Kim erişti bilinmiyor
Hassas bir belgeye kimin, ne zaman eriştiği sorulduğunda cevap verecek bir kayıt yoktur.
Yaşam döngüsü
Belgenin yaşam döngüsünü yönetiyoruz
Sürüm ve çakışma
Her değişiklik yeni bir sürüm olur; aynı belgeyi iki kişi aynı anda düzenlediğinde çakışma kontrol edilir, eski sürüm kaybolmaz.
Durum
Taslak, onay bekliyor, onaylı ve yerine yenisi gelmiş gibi durumlar belgenin güncelliğini açıkça gösterir.
Rol ve kurum bazlı erişim
Hangi rol veya hangi kurumun hangi belgeyi görebileceği/düzenleyebileceği tanımlanır.
Onay
Belge, tanımlı kişilerce onaylanır; onay geçmişi belgeyle birlikte saklanır.
Arama ve etiket
Belgeler ad, tür, etiket ve meta bilgiyle aranabilir; doğru belgeye klasör gezmeden ulaşılır.
Erişim geçmişi
Kimin hangi belgeye ne zaman eriştiği/indirdiği kaydedilir.
Örnek
Temsili sürüm ve erişim davranışı
| Durum | Yetkili kullanıcı görür | Eski bağlantıya tıklayan görür |
|---|---|---|
| Onaylı (güncel) | Güncel belge | Güncel belge |
| Yerine yenisi gelmiş | Güncel sürüme yönlendirme | "Bu belgenin güncel sürümü var" uyarısı + güncel sürüm |
| Taslak | Düzenleme ekranı (yetkiliyse) | Erişim yok / yetki uyarısı |
| Arşivlenmiş | Salt okunur + arşiv etiketi | Erişim kuralına göre salt okunur veya yok |
Kapsam
Dahil olanlar ve sınırlar
Hizmetin temel kapsamı
- Belge sürümleme ve çakışma kontrolü
- Durum yönetimi (taslak/onaylı/yerine gelmiş/arşiv)
- Rol ve kurum bazlı erişim yetkisi
- Onay akışı ve onay geçmişi
- Arama, etiketleme ve meta veri
- Erişim/indirme geçmişi kaydı
İhtiyaca göre ayrıca planlananlar
- Yasal saklama/mevzuat uygunluk beyanı
- Nitelikli elektronik imza (e-imza) sertifikasyonu — gerekirse ayrı kapsam
- Belge içeriğinin AI ile analizi (ayrı hizmet)
- Mevcut arşivin toplu taşınması (veri taşıma olarak ayrı planlanır)
Kullanıcıların kendi dosyalarını gördüğü dış portal için müşteri portalı geliştirme sayfamıza bakabilirsiniz; bu sayfa kurum içi belge yaşam döngüsüne odaklanır.
Sık sorulanlar
Doküman yönetimi hakkında sorulanlar
Bu, müşteri portalındaki dosya paylaşımından farklı mı?
Evet. Müşteri portalı, dış kullanıcıların kendi belgelerine eriştiği bir arayüzdür. Doküman yönetim sistemi ise kurum içindeki belgelerin sürüm, yetki, onay ve geçmişini yönetir. Gerektiğinde ikisi birbirine bağlanır; ama kapsamları farklıdır.
E-imza entegre edebilir misiniz?
Teknik olarak imza servisleriyle entegrasyon mümkündür; ancak nitelikli e-imzanın hukuki geçerliliği ve sertifikasyonu bizim sağladığımız bir şey değildir. Böyle bir ihtiyaç varsa, hangi servisin kullanılacağını ve sorumluluk sınırını ayrıca netleştiririz.
Yasal saklama sürelerine uygun mu olur?
Sistem, saklama ve arşiv kurallarını uygulayabilecek şekilde kurulabilir; fakat hangi belgenin ne kadar saklanacağı hukuki bir karardır ve bunu sizin/ danışmanınızın belirlemesi gerekir. Biz uygunluk beyanı vermeyiz; kuralı siz tanımlar, sistem uygular.
İlgili sayfalar
Birlikte değerlendirebileceğiniz sayfalar
- Müşteri Portalı GeliştirmeMüşteri portalı geliştirme: kurum ve kullanıcı yetkileri, belge paylaşımı, talep takibi ve yönetim ekranlarını müşterilerinizin ihtiyaçlarına göre tasarlıyoruz.İnceleyin
- CRM EntegrasyonuCRM entegrasyonu: web formları, kişi ve talep kayıtları, kaynak bilgisi, atama ve satış aşamalarını eşleyin. Mükerrer kayıt ve aktarım hatalarını yönetiyoruz.İnceleyin
Belge süreçlerinizi birlikte haritalayalım
Hangi belgelerin, hangi sürüm ve yetki kurallarıyla yönetilmesi gerektiğini konuşalım; size uygun bir doküman yönetim planı çıkaralım.