YAZILIM GELİŞTİRME
Onay Akışında Vekâlet, Ret ve Geri Gönderme Nasıl Modellenir?
Onay akışının zor kısmı mutlu senaryo değil, istisnalardır: onaylayan izinde, talep reddedildi, düzeltilsin diye geri gönderildi. Bunları durum-geçişle modelleme.
İçindekiler
Onay akışı tasarlarken herkes önce mutlu senaryoyu çizer: talep gelir, yetkili onaylar, iş biter. Oysa gerçek hayatın zorluğu istisnalardadır: onaylaması gereken kişi izinde, talep reddedilir, ya da "şunu düzelt de tekrar gönder" denir. Bu durumlar modellenmezse sistem ilk gerçek sorunda tıkanır.
İstisnaları sonradan eklenecek ayrıntı gibi değil, tasarımın merkezinde düşünmek gerekir. Aşağıda vekâlet, ret ve geri göndermeyi bir durum-geçiş mantığıyla modelleyen bir yaklaşım ve kabul senaryoları var.
Önce durumları ve izinli geçişleri yazın
Bir talebin hangi durumlarda olabileceğini ve her durumdan hangi işlemlerle nereye geçebileceğini açıkça yazın. İzinsiz geçişler (ör. reddedilmiş bir talebin doğrudan "tamamlandı"ya atlaması) engellenmelidir. Bu tablo, hem geliştirmenin hem de test senaryolarının temelini oluşturur.
| Durum | İşlem | Yeni durum | Kim yapabilir |
|---|---|---|---|
| Onay bekliyor | Onayla | Sonraki onay / Onaylandı | Yetkili onaylayan veya vekili |
| Onay bekliyor | Reddet | Reddedildi | Yetkili onaylayan veya vekili |
| Onay bekliyor | Geri gönder | Taslak (talep sahibinde) | Yetkili onaylayan |
| Taslak | Düzelt ve gönder | Onay bekliyor | Talep sahibi |
| Reddedildi | (son) | — | Kapalı; yeni talep açılabilir |
Vekâleti süresi ve sınırıyla modelleyin
Vekâlet, "onaylayan yoksa başkası onaylasın" demekten ibaret değildir. Kimin kime, hangi tarih aralığında ve hangi yetki sınırında vekâlet verdiği; vekâlet bitince bekleyen işlerin yetkiye nasıl döndüğü modellenmelidir. Ayrıca kararın asıl yetkili adına mı yoksa vekilin kendi kaydıyla mı alındığı, denetim için net olmalıdır.
- Vekâletin başlangıç/bitiş tarihi olsun; süresiz vekâlet denetimi zorlaştırır.
- Vekilin yetki sınırı, asıl yetkiliden geniş olmasın.
- Kararın "X adına Y tarafından" alındığı kayıtta görünsün.
- Vekâlet bitince bekleyen işler otomatik olarak doğru yetkiliye dönsün.
Ret ile geri göndermeyi karıştırmayın
Ret ve geri gönderme farklı şeylerdir ve karıştırılırsa kullanıcılar şaşırır. Ret, talebin sonlandığı anlamına gelir (yeni talep açılabilir). Geri gönderme ise "bu haliyle olmaz, düzelt" demektir ve talep, sahibine düzeltme için döner. İkisinin gerekçe alanı ve sonraki adımı farklıdır.
İstisnaları kabul senaryosu olarak yazın
Her istisna için bir kabul senaryosu yazın: "Onaylayan izinde ve vekil tanımlıysa, vekil onayladığında karar asıl yetkili adına kaydedilir ve geçmişte görünür." Bu senaryolar hem geliştirmeyi yönlendirir hem de teslimde neyin doğru çalışması gerektiğini nesnel kılar.
UYGULAMA ÖZETİ
Onay akışı istisna kontrol listesi
Model
- Durumlar ve izinli geçişler yazıldı.
- İzinsiz geçişler engellendi.
- Her işlem için yetki tanımlı.
İstisnalar
- Vekâlet süresi, sınırı ve geri dönüşü modellendi.
- Ret ve geri gönderme ayrı; gerekçe alanları var.
- Her istisna için kabul senaryosu yazıldı.
SSS
Sık sorulan sorular
Vekâleti kullanıcılar mı tanımlar, yönetici mi?
İkisi de olabilir; kurumunuzun kuralına bağlıdır. Kullanıcı kendi iznini önceden tanımlayabilir ya da yönetici atayabilir. Önemli olan, vekâletin tarih ve yetki sınırıyla kayıt altında olması ve denetlenebilmesidir.
Geri gönderilen talep baştan mı onaya girer?
Genellikle evet, ama kuralınıza göre değişir. Bazı akışlarda düzeltilen talep en baştan, bazılarında yalnızca geri gönderen adımdan devam eder. Bu kararı süreç tasarımında netleştirir ve kabul senaryosuna yazarız.
Reddedilen talep tamamen silinir mi?
Hayır. Reddedilen talep ve ret gerekçesi geçmişte kalır; denetlenebilirlik için silinmez. Talep sahibi gerekirse yeni bir talep açabilir, ama eski kayıt ve kararı izlenebilir olur.
BİRİNCİL KAYNAKLAR
Kaynaklar ve İleri Okuma
- Google — Faydalı, güvenilir, insan öncelikli içerik (yeni sekmede açılır)
Süreci gerçek kurumsal ihtiyaca göre, abartısız anlatmak.
YAZAR
Next Medya Strateji ve Teknoloji Ekibi
Özel yazılım ve iş süreçleri
Next Medya ekibi; iş akışlarını, yetki modelini ve yazılım geliştirmeyi birlikte ele alır. Bu rehberlerdeki senaryolar, karar yöntemini açıklayan temsili örneklerdir.
İLGİLİ HİZMET
İş akışı ve onay sistemiSONRAKİ OKUMA
İlgili diğer analizler
YAZILIM GELİŞTİRME
Web Formundan CRM’e Nitelikli Talep Akışı
Web formu ve CRM arasında alan eşleme, mükerrer kayıt, talep sahibi ve satış aşamalarını planlayın. Kesinti ve tekrar durumları için kontrol listesi kullanın.
Okumaya devam edinYAZILIM GELİŞTİRME
Ürün Konfigüratöründe Seçenek ve Fiyat Kuralları
Ürün konfigüratöründe uyumsuz seçenekleri, üretim kısıtlarını, fiyat sürümünü ve teklif onayını tasarlayın. Temsili örnek ve kabul matrisiyle kapsamı belirleyin.
Okumaya devam edinOnay akışınızı istisnalarıyla birlikte modelleyelim
Kurumunuzdaki onay kurallarını ve istisnaları paylaşın; vekâlet, ret ve geri göndermeyi de kapsayan denetlenebilir bir akış tasarlayalım.
Projenizi görüşelim