Kurumsal Yazılımda Roller ve Yetkiler Nasıl Tasarlanır?

Rol ve yetki aynı şey değildir. Yetki, yazılımda yapılabilecek tek bir işlemdir ("teklifi onayla", "faturayı sil"). Rol ise bir görevi yapmak için gereken yetkilerin paketidir ("Satış Yöneticisi"). Tasarıma yetkilerden başlamak, rolleri daha sonra ihtiyaç değiştikçe yeniden paketlemenizi sağlar; doğrudan rollerden başlarsanız her rol kendi içinde sabit bir kutuya dönüşür.

Temel ilke en az yetkidir: her role, görevini yapması için gerekenden fazlası değil, tam gereken kadar yetki verilir. "Ne olur ne olmaz" diye fazladan verilen yetkiler, sonradan kimsenin geri almaya cesaret edemediği risklere dönüşür.

"Teklifleri düzenleyebilir" demek yarım bir karardır; asıl soru hangi tekliflerdir. Aynı role sahip iki kişi genellikle farklı kayıt kümeleri görmelidir: bir temsilci yalnızca kendi müşterilerini, bir bölge yöneticisi kendi bölgesini, bir yönetici tümünü. Buna veri kapsamı denir ve yetki kadar önemlidir.

• Kendi kayıtları: kullanıcı yalnızca oluşturduğu veya kendisine atanan kayıtlara erişir.
• Takım / bölge kapsamı: kullanıcı bağlı olduğu birimin tüm kayıtlarına erişir.
• Tüm kayıtlar: genellikle yalnızca yönetici veya denetim rollerine verilir.

Her özel durum için yeni bir rol açmak kısa vadede kolaydır; ama zamanla aralarındaki farkı kimsenin bilmediği onlarca role yol açar. Buna rol patlaması denir. Çaresi, rolleri gerçek görevler etrafında az sayıda tutmak ve istisnaları ek yetkiyle ya da veri kapsamıyla çözmektir.

1. Rolleri unvanlara göre değil, yapılan işlere göre tanımlayın; benzer işleri tek rolde birleştirin.
2. Riskli işlemlerde görev ayrılığı uygulayın: bir işlemi başlatan kişi onu tek başına onaylayamasın (ör. harcamayı giren ile onaylayan farklı olsun).
3. Rolleri ve kimin hangi role sahip olduğunu belirli aralıklarla gözden geçirin; işten ayrılan veya görev değiştiren kullanıcıların yetkisini zamanında güncelleyin.
4. Yeni bir rol açmadan önce mevcut bir rolün yetki veya kapsamıyla çözülüp çözülmediğini sorun.